Grundsätzlich stellt die Vorstandsentlastung einen Verzicht auf alle Schadensersatzansprüche der Mitglieder eines Vereines gegenüber dem Vorstand dar und bezieht sich auf alle Aspekte der Geschäftsführung.
Üblicher Weise legt der Vorstand (schriftlich oder mündlich) einen Rechenschaftsbericht bzw. Geschäftsbericht (einschließlich eines Kassenberichts, eventuell durch eine externe Rechnungsprüfung) vor. Ihm folgt eine Aussprache, in der Rederecht und der Redezeit zugeteilt werden müssen. Nach Abschluss der Aussprache folgt die Beschlussfassung über den Rechenschaftsbericht. Danach der Beschluss über die Entlastung. Zunächst wichtig ist, dass dabei sämtliche Vorstandsmitglieder vom Stimmrecht ausgeschlossen sind. In welcher Form, ob per Handzeichen oder schriftlich abgestimmt wird, hängt von üblichen Satzungs- oder Geschäftsordnungsregeln ab. Bei der Entlastung empfiehlt sich eigentlich die geheime, schriftliche Abstimmung.
Können bei der Entlastung des Vorstands in der Mitliederversammlung auch die Vorstandsmitglieder mit abstimmen und sich somit selbst entlasten?
Unter rein rechtlichen Aspekten sind alle Mitglieder, also auch die Vorstandsmitglieder in der Frage der Entlastung stimmberechtigt. Dahinter steckt aber mehr eine Frage der Ethik, bzw. politischen Moral oder Fairness, die den von den Entscheidungen Betroffenen nicht zuletzt im Sinne der Glaub- und Vertrauenswürdigkeit unter Umständen eine gewisse Zurückhaltung in der Ausübung ihres Stimmrechts in diese Frage nahelegen könnte.
Welche Inhalte/Bestandteile sollte ein Jahresabschluss/Einnahmeüberschussrechung für einen gemeinützigen Verein haben? Gehören hierzu im weitesten Sinne auch: Mitgliederverzeichnis-und Beitragsbuch? Spendenverzeichnis einschl. Verwendungszweck? Verzeichnis möglicher Forderungen/Verpflichtungen? Inventarverzeichnis?
Nach den Anforderungen der Finanzämter aber auch zur Information der Mitglieder sollte der Jahresabschluss (Kassenbericht in Form einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung) der Vorstandsentlastung Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellen und zwar gegliedert nach den vier steuer-/gemeinnützigkeitsrechtlich bedeutsamen Bereichen:
- Ideeller Bereich (der unmittelbaren Umsetzung der in der Satzung vorgesehenen gemeinnützigen Zwecke), Einnahmen u.a Mitgliedsbeiträge, Spenden, Öffentliche Zuschüsse usw.
Ausgaben u.a. Verwaltungskosten, Personal, Mieten, Kommunikationskosten, Öffenltichkeitsarbeit usw. - Vermögensverwaltung [Einnahmen: Zinsen, Miet- und Pachteinnahmen usw. Ausgaben: Bank-/Depotgebühren, Instandhaltung]
- Zweckbetrieb [Einnahmen: Teilnehmerbeiträge, Ausgaben: Veranstaltungskosten]
- Wirtschaflticher Geschäftsbetrieb [Einnahmen: Werbeeinnahmen, Verkauf von Spesen und Getränken, Ausgaben: Wareneinsatz]
Die Übersicht über den Spendeneingang wäre dann im ideellen Bereich verzeichnet.
In der Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt empfiehlt es sich zusätzlich
– eventuelle Rücklagen und ihre Begründung (zeitnahe Mittelverwendung)
– eventuelle Vergütungen an den Vorstand (notwendige Satzungsgrundlage!)
gesondert auszuweisen.
Zur Transparenz der Geschäftsabläufe sollte natürlich eine aktuelle Mitgliederliste, eine Beitragübersicht und ein Inventarverzeichnis den Mitgliedern im Jahresbericht präsentiert werden.
Ich empfehle in diesem Zusammenhang die Website Vereinswelt, um sich weiter in die Thematik zu vertiefen.
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